Open Space Technology : quand le groupe en sait plus que l'ordre du jour
Un ordre du jour fixé d'avance suppose que quelqu'un sait déjà ce qui compte le plus. L'Open Space part d'ailleurs : les participants construisent l'ordre du jour le jour même, autour d'une question centrale. Ce qui émerge, c'est ce qui préoccupe réellement le groupe, pas ce que l'organisateur imaginait.
Qu'est-ce que l'Open Space Technology ?
L'Open Space Technology est un format d'animation pour grands groupes, en général de 20 à 2 000 personnes, qui travaillent sur un défi complexe sans solution définie d'avance. Les participants proposent des sessions, les convoquent et consignent les résultats. L'animateur pose les conditions, puis s'efface.
Il repose sur quatre principes et une loi :
- Les personnes présentes sont les bonnes personnes
- Quand cela commence, c'est le bon moment
- Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver
- Quand c'est fini, c'est fini
- La loi des deux pieds : si vous n'apprenez ni ne contribuez, allez là où vous le ferez
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Quand l'Open Space n'est-il pas le bon outil ?
- Quand la direction attend un résultat précis, fixé d'avance : l'Open Space fait émerger ce qui préoccupe le groupe, pas ce que la direction veut entendre
- Quand la direction n'est pas prête à agir sur ce qui émerge : organiser un Open Space puis ignorer le résultat détruit la confiance plus vite que de ne pas l'organiser
- Quand le groupe compte moins de 15 personnes : des formats plus petits conviennent mieux
- Quand la culture sanctionne l'honnêteté : personne ne soulèvera les vrais problèmes en craignant les conséquences
Comment conduisons-nous un Open Space ?
L'Open Space paraît simple. Il ne l'est pas. Le travail de l'animateur consiste à créer les conditions de l'auto-organisation, puis à intervenir avec précision quand elle commence à se défaire.
- Nous vous aidons à formuler la question centrale, celle qui ouvre l'espace et concentre l'énergie
- Nous aménageons le lieu, physique ou virtuel, pour que chacun circule librement et que tout soit consigné
- Nous ouvrons l'espace et nous le tenons : visibles, sans contrôler
- Nous veillons à ce que chaque session soit consignée avant la fin de la journée
- Nous aidons le groupe à tirer de ce qui a émergé des prochaines étapes claires
À quoi ressemble un Open Space en pratique ?
Après une fusion : des échanges honnêtes entre cultures
Deux organisations ont fusionné. Les tensions étaient vives et la collaboration lente. Un Open Space a offert un terrain neutre où des échanges honnêtes ont eu lieu. De nouveaux accords de travail en sont sortis, non pas d'un modèle, mais de ceux qui devaient vivre avec.
Priorités stratégiques : 150 dirigeants, deux jours
Une multinationale confrontée à une rupture de marché a engagé 150 dirigeants de tous les services dans un Open Space. En deux jours, ils ont identifié les priorités critiques et formé des équipes transversales pour agir.
Vous envisagez un Open Space ?
Dites-nous votre situation. Nous vous dirons franchement si l'Open Space convient, ou nous vous proposerons ce qui conviendrait.
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