Votre question est trop importante pour un exposé et trop complexe pour un comité
Votre équipe de direction a tenté d'y répondre en petit comité. Les présentations étaient soignées. Les séances de travail ont produit des post-it. Le document de stratégie dort sur SharePoint. Rien n'a bougé.
L'Open Space remet la question là où elle doit être : dans la salle, avec toutes les personnes qui devront vivre avec la réponse. Une journée. Pas d'ordre du jour fixé d'avance. Chaque session consignée avant que chacun parte.
Quand faut-il organiser un événement Open Space ?
L'Open Space convient quand le défi est réel, quand le groupe est assez large pour porter des points de vue variés et quand la direction est prête à agir sur ce qui émerge.
- Votre organisation traverse un changement qui demande une vraie appropriation, pas une obéissance annoncée
- Une question stratégique reste bloquée au niveau de la direction et a besoin de l'intelligence de l'ensemble de l'organisation
- Vous accueillez un événement réunissant de nombreux acteurs et vous voulez que du vrai travail s'y fasse, pas seulement des discours
- Des groupes qui se parlent peu doivent construire vite une compréhension commune
- 50 à 500 personnes doivent aboutir à des engagements partagés, sans qu'une réponse définie d'avance leur soit imposée
Vous hésitez ? Lisez ce qu'est l'Open Space Technology et quand il ne convient pas avant de décider.
Quels formats proposons-nous ?
Une demi-journée : de 12 à 50 personnes
Une question ciblée. Deux tours de sessions parallèles. Assez pour faire ressortir ce que le groupe sait sans l'avoir dit à voix haute. Adapté aux équipes ou aux services dont le défi n'a pas encore été exploré ensemble.
Une journée : de 25 à 200 personnes
Le format standard de l'Open Space. Le matin, les participants affichent leurs sujets, l'ordre du jour se remplit en dix minutes, les sessions se tiennent en parallèle et chacun circule librement. L'après-midi : on converge, on hiérarchise et on consigne. Vous repartez le soir même avec un document de récolte.
Deux jours : de 50 à plus de 500 personnes
Pour les démarches stratégiques, les grandes conférences ou les changements qui mobilisent de nombreux acteurs. Le premier jour ouvre l'espace. Pendant la nuit, la réflexion du groupe mûrit. Le second jour va plus loin et se termine par des engagements clairs et des responsables.
À distance et hybride
L'Open Space fonctionne en ligne. Il demande le bon dispositif : des salles de sous-groupes qui ressemblent à de vraies salles, un espace partagé pour consigner, et un animateur capable de tenir l'énergie à travers un écran. Ce n'est pas la même chose qu'en présentiel. Cela produit pourtant du vrai travail.
Quelle est la décision de conception la plus importante ?
Une question faible produit des sessions polies. Une question forte produit les conversations dont les gens avaient besoin, mais pour lesquelles ils n'avaient jamais eu d'espace.
La question doit être assez ouverte pour que les participants l'emmènent où ils veulent, et assez précise pour que tout ce qui émerge reste pertinent. Nous y travaillons avec vous avant l'événement. Il faut en général deux ou trois versions.
Des questions qui fonctionnent
- « Que devons-nous arrêter, commencer et changer pour devenir l'organisation que nous voulons être dans cinq ans ? »
- « Qu'est-ce qui nous empêche de travailler ensemble, et qu'est-ce qui aiderait vraiment ? »
- « Quelles occasions ne voyons-nous pas parce que nous sommes trop occupés à protéger ce que nous avons ? »
- « Qu'est-ce qui ferait réussir cette fusion, et qu'est-ce qui la freine déjà ? »
Des questions qui ne fonctionnent pas
- « Comment mettre en œuvre la nouvelle stratégie ? » : la réponse existe déjà, il ne reste qu'à la communiquer
- « Que pensez-vous de nos nouvelles valeurs ? » : trop fermée, elle invite au théâtre plutôt qu'à la réflexion
- « Comment améliorer la performance ? » : trop large pour concentrer l'énergie
Que faisons-nous avant, pendant et après ?
Notre travail consiste à concevoir et à tenir le cadre, pas à contrôler le contenu. Le groupe fait le travail. Nous veillons à ce que les conditions soient réunies pour qu'il puisse le faire.
Avant
- Nous parlons aux personnes clés concernées pour comprendre ce qui se joue sous la question affichée
- Nous rédigeons ensemble la question centrale, l'invitation qui ouvre l'espace
- Nous préparons l'aménagement de la salle et nous informons les participants pour qu'ils sachent à quoi s'attendre
- Nous vous conseillons sur qui doit être dans la salle et qui doit être invité à proposer des sujets
Pendant
- Nous ouvrons l'espace : nous expliquons le format, les principes, la loi des deux pieds
- Nous tenons le cadre : assez visibles pour maintenir l'énergie, assez discrets pour laisser l'auto-organisation opérer
- Nous veillons à ce que chaque session soit consignée avant que les gens passent à la suivante
- Nous fermons l'espace : nous aidons le groupe à voir ce qui a émergé et ce que cela signifie
Après
- Nous compilons le document de récolte complet : chaque sujet, chaque synthèse de session, chaque engagement pris
- Nous le livrons dans les 24 heures
- Nous faisons le point avec vous sur ce qui a émergé et ce qui demande un suivi
Nous animons en français, en néerlandais et en anglais. Pour des équipes européennes multiculturelles, cela compte : on pense autrement dans sa propre langue. L'allemand est possible grâce à un animateur partenaire de notre réseau.
À quoi ressemble un Open Space en pratique ?
Lancement d'une stratégie : de l'annonce à l'appropriation
Une équipe de direction avait passé des mois à écrire une nouvelle stratégie. Elle ne voulait pas l'annoncer en espérant que les gens suivent. Elle voulait qu'ils se l'approprient.
Une journée d'Open Space. La question : « Que nous faut-il pour concrétiser cette stratégie, et qu'est-ce qui nous freine déjà ? » Cent vingt collaborateurs ont proposé 34 sujets. En fin d'après-midi, quinze groupes d'action s'étaient formés autour de ceux qui comptaient le plus. Pas parce que la direction l'avait demandé, mais parce que les gens ont vu le manque et s'y sont engagés.
Le document de récolte est arrivé à la direction le lendemain matin. Les conversations qu'il rapportait n'avaient pas eu lieu en quatre ans de points d'étape trimestriels.
Réseau intersectoriel : faire ressortir ce qui bloquait la collaboration
Huit organisations du même secteur essayaient de collaborer depuis deux ans. Les progrès étaient lents. Chaque réunion commune se terminait par de bonnes intentions et aucune suite.
Une demi-journée d'Open Space avec des représentants des huit. La question portait sur les obstacles, pas sur les solutions. Ce qui est apparu au premier tour n'avait jamais été dit dans une réunion formelle. Au second tour, trois groupes de travail s'étaient formés autour des vrais blocages. Six mois plus tard, deux d'entre eux avaient produit des résultats communs concrets.
Pour en savoir plus sur la méthode : Open Space Technology : principes, formats et quand ne pas l'utiliser
Comment organiser votre événement Open Space ?
Dites-nous quelle question vous portez. Nous vous dirons franchement si l'Open Space est le bon format et, si c'est le cas, quelle préparation il demande.
Trouver un animateur Open Space
La communauté belge de l'Open Space : openspace-facilitation.eu