Le scan de concertation montre pourquoi les décisions ne tiennent pas
Concertation, ici : la discussion et les arbitrages qu'un groupe mène avant de prendre une décision.
Cette page présente le scan de concertation : une mesure courte de la façon dont votre organisation décide réellement. Il compte les heures passées en réunion, les décisions prises et le nombre de celles qui sont rouvertes. Le résultat est un tableau qu'aucune direction n'a jamais vu : qui est autour de la table, et qui, structurellement, n'y est pas.
30 minutes. Sans argumentaire. Sans pression de relance.
Pourquoi les décisions reviennent-elles ?
La plupart des réunions qui s'enlisent ne sont pas un problème de personnes. Le même point revient à l'ordre du jour parce que la décision a été prise sans toutes les personnes qu'elle concerne, ou parce que le format de la réunion récompensait la voix la plus insistante plutôt que le meilleur argument.
Plus de réunions et plus d'escalade n'y changent rien. Elles donnent plus de la même chose : le même point, le même silence, la même décision qui se défait discrètement une semaine plus tard. Ce qui change le schéma, c'est de le mesurer, puis de changer le cadre de la réunion, pas les personnes.
Que mesure le scan de concertation ?
Trois chiffres, mesurés sur vos réunions réelles, pas sur la base d'une enquête :
- Le temps que votre organisation passe en réunion
- Le nombre de décisions qui y sont prises
- Le nombre de celles qui reviennent plus tard pour être rouvertes
Ensemble, ces trois chiffres montrent l'écart entre ce qu'une réunion doit produire et ce qu'elle produit. Aucune direction n'a vu son propre écart mesuré de cette façon.
Comment le scan de concertation se déroule-t-il en pratique ?
Nous délimitons le périmètre ensemble
Quelles équipes, quelles réunions, sur quelle période. Un scan pour une seule équipe ne se déroule pas comme un scan pour tout un département : la durée dépend de la taille de l'organisation et du nombre d'équipes ou de personnes concernées.
Où se déroule le scan ?
Quelques jours ou demi-journées, sur place avec l'équipe ou l'organisation, et non une enquête envoyée par e-mail. Nous assistons aux réunions concernées et nous interrogeons les personnes impliquées : la direction, les responsables d'équipe et celles qui, structurellement, ne sont pas autour de la table.
Nous comptons, nous n'estimons pas
Les trois chiffres (heures de réunion, décisions prises, décisions rouvertes) viennent de ce que nous observons et entendons, pas d'une enquête déclarative.
Nous concluons par une séance de travail, pas par un rapport oublié dans un tiroir
Vous recevez une courte synthèse écrite des trois chiffres et de ce qu'ils signifient pour votre organisation en particulier. Puis une séance de travail en fait une prochaine étape concrète.
Qu'est-ce que le scan de concertation n'est pas ?
- Ce n'est pas une formation : nous n'enseignons aucune méthode à personne ici
- Ce n'est pas une journée de cohésion d'équipe : personne ne repart de bonne humeur mais sans décision
- Ce n'est pas un rapport qui finit dans un tiroir : la mesure se termine par une séance de travail
- Ce n'est pas une première étape qui vous enferme : le scan se suffit à lui-même
Quand une organisation a-t-elle besoin du scan de concertation ?
- La même décision revient à l'ordre du jour, réunion après réunion
- Les réunions se terminent par un accord qui ne survit pas à la semaine
- Vous ne pouvez pas dire qui prend réellement une décision, ni où elle s'enlise
- Un changement a six mois et le terrain n'a pas bougé
Une promesse sur qui est autour de la table
Nos séances sont conçues pour que l'équipe de nuit, le collègue qui ne travaille pas dans sa langue maternelle et celui qui n'aime pas écrire contribuent autant que les autres. Ce n'est pas un bonus : c'est un principe de conception.
- L'équipe de nuit : les personnes qui travaillent en pauses reçoivent des formats adaptés à leur façon de penser, pas à l'aménagement de la salle de réunion.
- Le collègue qui travaille dans une autre langue : il contribue dans la langue où sa pensée est la plus précise, sans le décalage de traduction qui l'affadit.
- Celui qui n'aime pas écrire : les formats visuels, le dessin et la construction rendent la réflexion visible sans que personne ait à rédiger un résumé.
Sources
Chaque source ci-dessous étaye un mécanisme abordé sur cette page.
- La décision a été prise sans toutes les personnes qu'elle concerne. Gagné, M., Koestner, R. & Zuckerman, M. (2000). Facilitating Acceptance of Organizational Change. Journal of Applied Social Psychology 30(9), 1843–1852. DOI 10.1111/j.1559-1816.2000.tb02471.x
- Le même point revient à l'ordre du jour, réunion après réunion, et l'accord conclu en réunion ne survit pas à la semaine. Oreg, S., Vakola, M. & Armenakis, A. (2011). Change Recipients' Reactions to Organizational Change. Journal of Applied Behavioral Science 47(4), 461–524. DOI 10.1177/0021886310396550
Comment réserver un premier entretien ?
Dites-nous ce qui revient sans cesse à votre ordre du jour. Nous posons des questions, nous écoutons, et nous vous disons franchement si le scan de concertation est la bonne mesure pour votre situation. Si ce n'est pas le cas, nous vous le disons.
30 minutes. Sans argumentaire. Sans pression de relance.